회사를 다니면서 가장 많이 해야 하는 것들 중에 가장 중요한 것은 역시나 문서 작성이라고 생각합니다. 문서 작성할 때, 기존의 문서를 복사-붙여 넣기 하는 문서는 정말로 금방 끝내지만, 뭔가 새로운 것을 만들어 낼 때에는 시간적 여유나 자료조사 등이 시간소요가 많이 걸리기 때문에 이를 설명하고자 합니다.
이 글을 쓰는 저 또한, 작년 문서 베끼기에 급급한 건 사실입니다. 왜냐면, 이전의 문서는 어쨌거나, 보고가 되어왔고, 결재가 되어온 문서임은 부정할 수 없기 때문입니다. 하지만, 새로운 문서 작성을 위해서라면, 같은 류의 문서를 찾아야 할 텐데, 문서 기안을 많이 해보지 않은 분이라면 막막할 수밖에 없습니다. 게다가 형식을 맞추라고는 하는데, 어떤 게 형식인지도 모른 체 글을 써재끼다 보면, 역시나 보고할 때 상사에게 까이기만 할 테니까요.
목차(보고서 빠르게 작성하는 순서)
- 0. 글 작성에 들어가기 전 참고사항
- 1. 새 문서 작성 시 편집용지 설정
- 2. 글 작성 시 표가 필요할 때
- 3. 맞춤법 검사
- 4. 문단 및 글자 강조
- 5. 탈고
0. 글 작성에 들어가기 전 참고사항
0-1
먼저, 글 작성에 들어가기 전에 쓰고자 하는 글의 방향을 먼저 정하셔야 합니다. 역시나 물리적으로 어쩔 수 없는 자료조사 시간이기도 합니다. 자료조사라는 것은 쓰고자 하는 글의 방향성을 정하는 부분입니다. 예를 들자면, 신제품 홍보방안에 대해서 쓰고 싶다면, 사내 신제품 홍보방안에 대한 글들부터 찾아보는 일입니다. 더 나아가서는 구글이나 네이버에 검색어를 넣어서 찾아보는 일도 해야 합니다. 혹시라도 해당분야의 전문서적이 필요할 경우 문고에 가서 책도 찾아보셔서 자료수집을 미리 해놔야 글의 속도가 빨라집니다.
0-2
글을 쓰기 전에 방향을 잡아야 한다고 말씀드렸는데, 그 방향을 뼈대로 만들어 보셔야 합니다. 마인드그램의 일종 같은 건데, 글의 도입부부터 본문과 결론까지 먼저 써 놓으셔야 합니다. 물론 글을 써 내려가다가도 변경되는 건 당연한 겁니다. 변경이 될 경우에는 바로바로 그 뼈대를 바꿔주시면 됩니다.
0-3
오타 같은 것들은 바로바로 잡아주시는 게 맞습니다만, 띄어쓰기는 문서 작성 후 하시는 것을 추천드립니다. 문장과 문장을 이어가는 데 있어서 어색한 줄 바꿈이 있을 수 있기 때문입니다.
0-4
마지막으로 누군가의 문서를 참고하다 보면, 나도 모르게 그의 문체를 따라가게 되는 경향이 있는데 다시 말해 베껴쓰게 되는 경향이 어쩔 수 없이 나오게 됩니다. 베껴 쓰는 건 당연히 하시면 안 되는 것이지만, 참고하여 뭔가 새로운 것을 창출하는 것은 당연히 가능한 것입니다. 우선 쓰실 때에는 사실에 입각한 것은 그냥 가져다 쓰시되, 추가사항은 그 사실을 어디에서 가져다 썼는지를 코멘트로 달아놔야 합니다. 그렇다고 무작정 다 가져다가 쓰시면 안 됩니다. 아인슈타인이 만든 법칙은 통용되겠지만, 내가 만든 물리 법칙은 아무도 가져다 쓰지 않을 것이기 때문입니다. 다시 말해 유명한 누군가의 사실에 입각한 사실위주로 가져다 쓰시라는 말씀입니다.
1. 새 문서 작성 시 편집용지 설정
우선 새 문서를 열고 나면, 글부터 쓰기보다는 편집용지를 설정부터 하셔야 합니다. 이전 글들에서 말씀드린 바와 같이 단축키 F7를 누르면 바로 편집용지로 들어갑니다. 오른쪽-왼쪽-위-아래 간격의 설정은 기존에 기안된 문서를 참고하시되, 원칙상 12.7-12.7-25.4-25.4를 기준으로 하고 있기 때문에 설정을 해줍니다. 또 마우스를 만지려고 하신다면, 탭키로 이동이 가능하니 탭(Tab) 키를 이동하여 12.7mm로 세팅을 마쳐주시면 됩니다.
2. 글 작성 시 표가 필요할 때
위에서 살짝 언급하였지만, 글 작성시 표가 필요할 때, CTRL+N+T를 눌러서 줄과 열의 개수를 정하시면 됩니다. 표를 작성할 때에도 음영을 넣는다거나 줄을 굵게 표기 또는 두줄로 바꾸기 같은 활동은 글의 막바지에 해주시면 됩니다. 내용만 먼저 다 넣으시고, 모양이 이쁘지 않더라도 나중에 편집할 때 한꺼번에 하셔야 한다는 것을 잊지 마세요.
3. 맞춤법 검사
글 작성이 모두 완료되었습니다. 물론 글자의 크기나 표의 내용은 제대로 들어가 있겠지만, 모든 글자가 같은 사이즈로 되어 있고, 표의 크기도 내 맘대로 안되어 있는 상황일 것입니다. 이때, 맞춤법 검사 단축키 F8키를 누르시고 맞춤법 검사를 실시합니다. 맞춤법 검사 시에 내용을 모두 다 확인하셔야 하는 이유가 있습니다. 컴퓨터는 우리 사내에서 쓰는 말들에 대해서 전혀 알지 못합니다. 그렇기 때문에 띄어쓰기나 고침말 등의 내용등이 엉망일 경우가 많습니다. 우리 회사에서는 워크샵이라고 많이 사용하는데, 맞춤법은 워크숍일 경우에는 고민하셔야 합니다. 그게 설령 맞춤법에 틀린다 하더라도 띄어쓰기에 격이 맞지 않는다 하시더라도 보시고, 적절히 고쳐주시면 됩니다.
4. 문단 및 글자 강조
이제 거의 마지막 단계까지 왔습니다 글이 거의 완성이 되어 있는데, 이제는 우리가 소설에서 배운 것처럼 발단-전개-위기-절정-결말 단계에서 절정의 단계라고 생각하시면 됩니다. 저는 개인적으로 이 단계가 가장 중요하다고 생각합니다. 예를 들면, 사업을 시작하는 추진배경 같은 글자와 추진배경에서 들어가는 대외적 대내적 사유 등은 글자 크기가 달라야 하고, 때에 따라서는 사유등도 글자가 진하게 표기가 되어야 합니다. 보통은 소제목은 글자 크기 14 정도로 할 때, 내용은 12로 하고 첨자 표기는 10으로 하기도 합니다. 만약 소제목이 15라고 할 때에는 내용은 13, 첨자표기는 11 정도로 맞춰주시면 됩니다.
추진배경 <-15 or 14
가. (대외적) <-13 or 12
나.(대내적) <-13 or 12
이런 식으로 나가야 합니다. 만약에 추진배경과 괄호 안에 들어가는 내용이 글자 진하게 표기가 되어 있다면, 우리가 많이 보아오던 문서라고 할 수 있습니다. 추진배경 이후로 소제목에도 같은 사이즈와 같은 글자형을 넣고 싶다면, 모양복사(Alt+C)를 활용하시면 됩니다. 사용하는 방법은 추진배경 속으로 커서를 넣고 단축키를 누르면, 글자모양만 복사할 것이냐, 글자문단의 형식도 복사할 것이냐 이것저것 묻는 팝업이 나옵니다. 그대로 엔터를 치시고, 바꾸고 싶은 글자를 블록지정(마우스로 드래그) 하시고 나서, 바로 방금 눌렀던 모양복사(Alt+C)를 누르시면 됩니다.
이 단축키는 물론 한글 편집창에 항상 버튼으로 떠 있긴 합니다만, 저는 무조건 이 기능은 단축키로 사용하라고 말씀드리고 강조합니다. 제 밑으로 들어오는 직원들에게도 다시 한번 강조하는 이유는 정말로 간단하지만, 시간을 줄여주는 기능이기 때문입니다.
5. 탈고
문서의 탈고가 마지막 작업입니다. 모든 작업이 다 끝나면, 화면으로 보지 마시고, 무조건 뽑아서 종이로 보셔야 합니다. ESG경영시대에 무슨 말씀을 이렇게 하시냐고 하시면 죄송합니다. 저는 더 완벽한 업무를 위해서는 보고가 올라가는 모든 문서는 종이로 뽑아서 확인해야 한다고 말씀드릴 수밖에 없습니다.
문서작성은 아마도 글을 잘 쓰는 작가에게도 참 험난한 일이 아닐까 생각이 듭니다. 보고를 하다 보면 윗사람의 마음을 첫 번째로 헤아려야 하기 때문입니다. 대외적으로 문서가 잘 작성이 되더라도, 보고서가 완벽하더라도 이 보고를 받는 사람의 의중을 체크하지 않으면, 그 문서는 휴지통으로 들어갈 수밖에 없기 때문입니다. 이번 글은 문서작성의 순서와 방향에 대해서 알려드렸습니다.
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