‘컴퓨터’를 활용한 업무를 능숙하게 만들어 주는 4가지 방법 (부제: 일을 잘해보고 싶다면 한 번쯤은 읽어봐야 할 글)
개 요
회사에 입사하고 나서의 절망감을 아직도 잊지 못합니다.
저는 한 번의 이직을 했고, 이직 전의 그 회사에서의 삶을 현 지금 회사에서 그 느낌을 간직한 채 약 15년의 세월을 정통으로 맞았습니다만,
이제야 입사한 이 글을 보게 계신 독자분들이라면, 지금의 첫 회사생활은 어떨지 짐작은 합니다. 제가 다니는 회사에서도 신입직원들이 계속 들어오고 있으니까요.
MPTI의 ‘E’에 해당하는 저이지만, 업무에 관해서는 정말로 똑 부러지게 하려고 합니다. 일을 못 한다는 소리를 듣기 싫기 때문입니다.
그렇지만, 대부분의 입사자분들은 선배들은 어떻게 생각하고 있는지 잘 모르는 것 같더라고요. 그것이 세대 차라는 것으로 느껴질 수밖에 없습니다. 저 또한 그랬었으니까요.
컴퓨터 전공이라고 해도 별건 없습니다만, 컴퓨터 전공을 하지 않아도 프로그래밍 개발이나, 유지보수는 누굴 가져다 놔도 다 하더라고요. 헌데, 그 비전공에서 오는 미묘한 프로그래밍 구조 같은 건 따라오진 못하더군요. (현업에서는 그랬습니다.)
마찬가지로 실제 업무를 진행하다 보면, 지능의 차이로 인해서 오는 업무처리 방식은 너무나도 다양했습니다. 마치 마인드그램이라는 그림을 그려놓지 않고, 무책임하게 시작부터 하는 직원들도 있었고, 아무리 시간을 할애해주더라도 움직이지 않는 직원도 있었고...너무나도 다양했습니다.
우선 요즘 어떤 업무라도 키보드를 두드리지 않고 하지 않는 업무는 없기 때문이고, 그 매개체는 컴퓨터입니다. 이 블로그를 만들게 된 연유도 그 컴퓨터를 이해하지 못한 채,
“나는 컴맹인데, 뭘...휴대폰만 잘 만지면 되는 거 아냐?”
라는 물음표를 머리 위에 띄워 놓은 채 일을 하고 계신 건 아닌지 모르겠습니다.
업무에 필요한 컴퓨터를 잘 하고 싶다면? 아니, 선배들에게 뭔가 잘 안 풀릴 때, 역으로 물음을 물어올 때 해결해 주고 싶다면? 아 그래도 이런저런 프로그램을 잘 다루고 싶다면 등등의 물음에 전문가가 되고 싶다면??
이런 질문들에 대한 해결법을 아래에서 잘 설명해 드리겠습니다.
1. 영문과 한글의 키보드 타수가 얼마나 나오는지 자문을 해보세요!!
기본 중에 기본은 컴퓨터에 있지 않습니다. 한글과 영문의 키보드 속도가 얼마나 되나요?
첫 번째 해결책부터 어이가 없으실 것으로 생각합니다. 생각은 나는데, 글로 빨리 쓰고 싶은데.. 문서작성은 하고 싶은데 과연 얼마나 빠르게 하실 수 있나요? 제 아이들에게도 컴퓨터를 가르치기 전에 한글타자연습과 영문타자연습을 우선적으로 해야 한다고 가르치고 있습니다. 아이들에게 코딩을 가르치고 싶었지만, 아이들이 따라올 수 없었습니다. 제가 가르치고 하는 영역을 아무리 빠르게 이해하더라도 그걸 모니터에 표현해야 하는 입력이 느리니, 시간에 비해 결과물이 너무나도 느리게 따라오더라고요.
이는 업무에서도 마찬가지입니다. 우선적으로 키보드를 자유자재로 다룰 수 있어야 합니다. 휴일에, 여가시간에 TV를 시청하거나 뭔가를 보고 있다면 OFF 하시고, 컴퓨터를 켜놓고 한글과 영문타자연습을 바로 시작하세요. 생각보다 빠르게 타수가 올라오지는 않습니다. 오히려 아이였을 때, 청소년이었을 때 미리 연습해 놓으셨다면, 단시간 내에 올라오겠지만, 당신이 20대 후반 세대라면, 쉽진 않을 겁니다. 그래도 꾸준히 연습해 놓으시길 당부드립니다.
2. 당신은 회사 시스템 매뉴얼은 읽어본 적이 있나요?
회사에서 이미 구축된 ERP라고 하죠. 하찮게 보이는 메신저부터(우리가 쓰는 카카오톡과 비교하자면) 생산관리 시스템부터 회계시스템까지.. 매뉴얼을 찾아보신 적이 있으신가요?
이것은 저 또한 마찬가지입니다. 매뉴얼을 정독해 보는 건 새로운 부서에 전입이 되거나, 새로운 업무를 맡게 되었을 때 초기에만 보게 됩니다.
그렇게 업무에 적응하고 나면, 업무를 장기간 해오던 직원들에게 먼저 물어보는 게 편하기 때문에 매뉴얼보다는 구전으로 들어오는 그런 업무 스타일을 계속적으로 전이 받습니다.
매뉴얼은 초창기에 보는 것보다는 업무가 조금 숙달된 다음에 필요할 때마다 찾아보는 게 좋습니다. 컴퓨터의 입력속도가 빠르면 뭐합니까? 내가 온종일 다뤄야 하는 회사 시스템은 계속적으로 개선이 되는데, 사람에게서 듣는 시스템 사용법은 개선 전의 프로그램 최적화된 매뉴얼일 수밖에 없기 때문이죠.
3. (가장 중요) 오피스 다루는 능력은 어느 정도 되시나요? 혹은 한글 문서는 자유자재로 다룰 수 있나요?
제가 입사하던 그 시절과 군 생활의 시절에는 마우스로 컨트롤 할 경우에는 컴퓨터 초짜라는 것을 달고 다녔습니다. 물론 워드의 경우에는 단축키로만 하기는 버겁고, 저 또한 워드를 많이 써보지 않아 능숙하진 않지만, 한글의 경우에는 다릅니다.
저는 어려서부터 컴퓨터학원에 다녔고, 인문계 고등학교를 다닐 때부터 워드프로세서 2급 자격증을 땄었기 때문에, 그때의 지식을 아직도 써먹고 있기 때문이죠.
저와는 다른 당신은 한글보다는 오피스 다루는 능력은 남들보다는 뛰어나야 합니다. 몇 년 전의 업무 개선사항을 소개하고자 합니다.
많은 사람에게 문자를 보내야 하는 상황이었습니다. 전임자들은 하루를 통째로 갈아 넣으면서 사람 이름, 날짜, 시간, 내용 등을 다르게 넣어서 문자를 보내고 있었습니다. 여러 명에게 문자를 보내려면 내용이 달라질 수밖에 없었거든요. 저는 너무나도 의야 했습니다. 분명, 엑셀에서는 데이터로 구분이 되어 있었고, 이름, 날짜, 시간, 내용 중 내용은 변경되는 것 없이 이름과 날짜 시간만을 바꿔주면 되는 것이었습니다. 그래서 저는 여기저기 검색을 해보고, 엑셀 함수를 대충 때려 넣고, 문자의 형식을 만들었습니다. 물론, 중복되는 사람의 문자를 하나로 합칠 수는 없었습니다. 한사람에게 문자가 두 개가 가더라도 이해가 가능했기 때문입니다. 저는 단 한 시간 만에 업무를 해결해 냈지만, 그 뒤에 그 상황을 보고도 제가 그렇게 빨리했더라도 믿어주지 않았습니다. 그다음에 같은 업무를 그렇게 힘들게 하다가, 저를 믿어주던 선배는 한번 해보더니만, 이 상황이 우리 부서에서만 힘들게 하던 게 아니더라고요. 소문에 소문이 나서 문자를 보낼 때는 제가 쓰던 함수와 서식을 가져다 쓰기 시작했습니다.
일례를 들었고, 실제로 있었던 일을 글로 표현하려니 이 정도밖에 되지 않아서 죄송합니다. 제가 말씀드리고 싶은 부분은 아는 만큼 업무를 수행한다는 점입니다.
사람들은 누구나 새로운 정보를 받아들이는 게 거북해합니다. 내가 해오던 일을 내가 해오던 방식대로 해야만 안정감을 느끼기 때문입니다. 새로운 것에 대한 지식이 머릿속에 침범해 올 때는 거부감부터 드는 건 마치 모기가 침을 피부에 꽂을 때와 다르지 않은 느낌입니다. 다만, 모기는 가려움증을 남기고 그 지식은 머리에 남을지 말지를 고민하다가 90% 이상을 남기지 않고, 뭔가 충격적일 때에는 머릿속에 고이 보관하곤 하겠지만요.
4. 내가 아는 칼퇴를 부르는 정보를 남에게 권한 적은 있으신가요?
저는 업무가 바뀌거나, 회사 직원들이 새로 입사할 때, (맘에 드는 사람에게는) everything이라는 프로그램을 강권합니다. 회사 메신저로 휴대용 파일을 보내줍니다.
나중에 들어보니, 왜 나한테 이런 파일을 보내주나?
그 당시에는 그러한 의심하였다고들 하더라고요. 그래서 제가 첫 글을 everything 프로그램에 관해서 쓴 것입니다. 윈도우의 검색창은 저는 아직도 저 프로그램을 따라오지 못하고 있다!! 라고 단언합니다. 물론 검색창에 저 프로그램을 따라오는 순간에는 없어지겠죠?
그렇게 권하는 프로그램들이 여러 개 있었습니다. 유료프로그램은 절대로 아니고요.
저 또한 사람입니다. 누구에게나 정보를 주고 싶진 않아요. 그런 정보가 내가 줬던 사람이 또 다른 사람에게 가는 것도 때로는 싫습니다. 현재 저와 같이 근무하는 MZ세대의 사회초년생에게는 정말로 주고 싶지 않았고, 제가 좋아하는 직원이 연계되어 그 직원에게 그 프로그램이 가는 것도 원치 않습니다만, 그래도 저는 이런 것으로 당신의 회사생활이 조금이나마 단축되길 바람으로 권하고 있습니다.
결론
1. 한글과 영문 타자 연습을 당장 합시다.
2. 업무가 조금 익숙해지면 회사 시스템 매뉴얼을 정독합시다.
3. 오피스 다루는 능력을 기릅시다
4. 좋은 업무 정보는 타인에게 나눠줍시다
회사생활에서 정말로 중요한 컴퓨터 깨알 정보는 다음 글에서 다루겠습니다. 즐거운 하루 보내세요!!