쉽게 결재받고 싶으세요?상사의 마음을 움직이는 문서 작성이 쉬워지는 3가지 방법

개요

 

아니, 윤대리는 전공이 뭐기에 문서작성이 좀 이렇지?

 

물론, 요즘에는 갑질이다 뭐다, 문제가 많은 발언이기에 상사들은 직접적으로 표현하지 않습니다만, 뭔가를 만들어 내라고 할 때, 참으로 난감할 때가 많습니다.

 

또한, 기존의 개선작업이야, 어떻게 해 내겠지만,

 

우리 회사가 새로운 사업을 하게 되었는데 윤대리가 한번 맡아서 해보는 게 어때?

 

라는 말을 들었을 때의 긴장감은 이루말 할 수가 없죠.

 

사업의 성과는 어떡하든 낼 수 있겠지만, 보고서는 어떻게 작성해야 할지, 어떤 형식으로 보고해야 할지가 난감합니다.

 

또한, 이러한 한글문서를 만들고 나서는 어떤 게 더 깔끔할지도 모르겠고, 어떤 문구나 어휘를 써야 상사의 눈에 쏙 들어오게 할지도 방법에 대해서는 참으로 난감할 때가 많습니다.(저는 그랬었습니다.)

 

어느 선까지 어디까지 구체적으로 물어봐야할 지도 모를 때, 이 세 가지를 생각해 보면, 조금은 맘이 편안해 질 수가 있습니다.

 

 

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본론

상사의 마음을 움직이는 문서 작성이 쉬워지는 3가지 방법

 

 

참 어이없으실 꺼에요.

 

첫 번째, 무조건 상사와 업무적으로 말고 개인적으로 친해져야 합니다.

 

저도 참 고집이 없는 스타일은 아닙니다. 때로는 말없는 상사를 만나기도 했고, 착한 상사와 나쁜 상사를 만나서 맘고생을 했었습니다.

 

그러나 십 수 년을 살아남을 수 있었던 가장 큰 이유는 몇 년 전의 각성 때문입니다.

 

과연 이 회사에서 내가 얼마나 살아남을 수 있을까? 고민하던 찰나에, 문서를 작성해서 결재를 올려도 좋은 소리를 계속적으로 못 들었을 때, 옆 부서의 정과장이나, 이과장의 소문은 너무나도 화가 났었기 때문입니다.

 

결재를 올리면, 척척.위로 올라갈뿐더러, 칭찬과 포상은 그들의 몫이었습니다.

 

문서의 형식과 문서의 내용을 면밀히 확인했었지만, 특별한 건 없었고, 오타까지도 있었습니다.

 

“아니, 지금 장난하나? 왜 뭐가 다른데? 나랑 쟤네들이랑”

 

저는 그냥 업무가 끝나면, 집으로 가고 있었고, 이 친구들은 업무가 끝나면 함께 술을 마시러 가고 있었습니다.

 

제가 자기계발한다고 프로그램과 매뉴얼을 정독하고 있을 때, 이 사람들은 선배들와 커피를 마시면서 돈독하게 정을 키워나가고 있습니다.

 

무엇이 답이라고 할 수는 없습니다. 직장생활이 모두 다 같다고 할 수 없습니다. 저는 회사 내에서도 밖에서도 싫은 건 하고 싶지 않습니다. 이 글을 읽고 있는 당신도 마찬가지겠지요. 헌데 회사는 무엇을 하는 곳인가요?

 

이윤창출? 돈 버는 곳?

 

맞아요. 돈을 벌기위해 당신이 회사를 왔고, 인간과의 교류가 계속되는 곳입니다. 같은 말이라도 ‘어’다르고 ‘아’다름을 이미 당신은 알고 있습니다.

 

문서를 잘 작성하고, 뭔가 새로운 것을 기안하는 것은 당신의 상사와 인간적인 친밀감과 유대감이 우선적으로 만들어 진 다음에나 가능한 일들입니다.

 

컴퓨터를 잘하고, 업무를 빠르게 하고, 성과를 인정받고자 한다면, 우선적으로 당신의 윗사람과 점심한 끼, 저녁술부터 시작하고, 상사에게 다스림을 받아보세요. 그런 이후로는 일이 술술 풀리기 시작할 것입니다.

 

제 얘길 해 볼까요? 저는 죽어라 업무만을 생각하며, 야근은 하지 말아 야겠다고 여러 번 다짐했습니다. 그래서 새벽같이 출근하고 18시 퇴근을 위해서 화장실을 가지 않은 순간도 있었습니다. 그 당시 한참 여름이 되어가고 있는데, 옆 부서 동기가 화장실에서 뭔가 닦고 있었습니다. 높으신 분의 선풍기 먼지를 제거 하고 있더라고요.

 

결론은? 뭐 지금은 회사를 관두고 나갔지만, 저보다 진급이 월등히 빨랐습니다. 그 사람에게 배울 점은 업무가 아니었습니다. 누군가에게 그 상황자체를 지탄받을 수는 있었어도 상관에겐 인정을 받고 있었다는 점이었습니다.

 

두 번째, 여기부터가 어떻게 보면, 컴퓨터에 대한 본론입니다.

 

문서는 간결하게, 그 간결함은 상관에게 신뢰감을 가져다줍니다.

“무작성 써보다보면, 문서가 산만해지지만, 그래도 뭔가 써지던데, 이걸 줄이라고 하면 제가 죽을 것 같더라고요”

 

그렇기 때문에 하고 싶은 얘기를 쭉 나열하는 게 우선 글쓰기의 핵심입니다. 초안부터 문서의 양식을 신경 쓰거나 하실 필요는 없어요. 주제가 정해지면, 이 얘기도 적었다가 저 얘기도 적었다고 해 보는 게 가장 중요합니다.

 

다 적었다 생각하면, 그때부터는 군더더기 없이 줄여나갑니다. 이전 글에서 버전을 계속적으로 만들어야 한다고 했었죠? 한번 보시고 오세요.(이전글 소개)

 

○ 글꼴은 3개까지만 사용해야 해요
○ 표의 선 두께와 종류도 최대 3개까지만
○ 색사용은 빨간색과 파란색까지...빨간색만 사용하는 게 좋아요
○ 한글은 문서입니다. 그래픽을 위한 그러데이션 금지
○ 글자크기도 적절한 사이즈 14,12,10 정도만 사용하세요!!

 

○ 글꼴은 3개까지만 사용해야 해요

 

글꼴이 너무나도 다양해졌습니다. 제가 회사생활을(이런 얘길 자꾸 하니 꼰대 같지만, 저랑 똑같이 하라는 얘기는 아니니 그냥 들어주세요) 시작할 당시만 해도 한글 글꼴에서 그냥 기본체와 고딕체, 궁서체 정도만을 사용했지만, 요즘에는 배달의 민족체부터 스웨거체, 고양시에서 무료나눔폰트를 주는가 하면, 빙그레 체까지 너무나도 다양해졌습니다.

 

그렇지만, 기본글꼴은 명조체입니다. 요즘에는 맑은 고딕을 많이 사용하더라고요. 강조할 때에는 궁서체가 아닌, 나눔고딕체정도나 좀 스타일리시한 글꼴을 사용하고자 한다면 저는 스웨거체를 추천 드립니다. 젊은 친구들도 아주 톡톡 튀는 글씨체를 사용하는데, 좋아 보이지만은 안더라고요. 공식문서에서는 역시나 기존의 것과 새로운 것이 어우러져야 한다고 생각해요.

 

○ 표의 선 두께와 종류도 최대 3개까지만

 

워드프로세서 2급을 가진 자(?)로서 그 오래전 시험을 볼 때, 표를 구성하는 외곽선은 무조건 굵게 표현했습니다. 이뻐보여서 인지는 모르겠습니다만, 그냥 그랬어요. 헌데, 그 표를 구성하는 선들의 두께를 여러 개를 쓰다보면, 참 내용이 산만해지더군요. 표의 앞모양에는 셀의 색상을 넣는데, 그 색상도 문서에 따라서는 밝은 회색을 넣었었는데, 요즘에는 뿌연 하늘색이 자리를 잡았습니다. 문서자체가 흑백에서 컬러로 오면서 발생한 파급력이 아닐까 생각해요.

 

○ 색사용은 빨간색과 파란색까지…….빨간색만 사용하는 게 좋아요

위에서 말씀드린바와 같이 컬러로 오면서 그 컬러색상 사용에 요즘에는 거침이 없습니다. 형광색 표기까지 하면 벌써 빨간색 파란색 노란색까지 다양하게 문서에서 강조하려 하고 있습니다만, 문서가 너무나도 산만해 지기 때문에 문서의 색상은 흑백구성이 가장 깔끔합니다. 읽는 사람을 위한 배려라고 생각합니다. 또한 산만해지면 글자가 눈에 들어오지 않으니, 그 부분도 참고해 주세요.

 

○ 한글은 문서입니다. 그래픽을 위한 그러데이션 금지

계속적으로 반복되지만, 그래픽을 위한 문서는 역시나 파워포인트와 엑셀의 표 추가입니다. 눈에 띄고 싶다면, 문서의 방향을 바꾸는 게 더 먼저라고 생각해요. 역시나 한글문서는 글자 위주의 작업이기 때문에 거침없는 상사의 지적을 피하시려면 그러데이션은 피하셔야 합니다.

 

 

○ 글자크기도 적절한 사이즈 14,12,10 정도만 사용하세요!!

글자크기도 우리 눈이 의식하지 못할 만큼의 변화를 줘야 합니다. 너무 크거나 너무 작게 되면 문서의 통일감을 저해하기 때문입니다.

 

 

세 번째, Shift + Tab 키의 의식의 무의식화입니다.

 

문단의 앞글자 맞춤인데, 줄 간격이나 장평, 자간보다도 백배는 더 중요한 기능입니다.

 

한 문장을 3줄로 써보시고 Shift + tab 키를 첫 번째 줄에서 눌러보세요!!

 

우리 어렸을 적에 두 줄 서기 같은 느낌입니다. 문단을 정리해 주는 마법과도 같은 키라는 것을 명심하셔야 합니다. 굳이 왜 이 기능키를 따로 넣어야만 했는지 사용해 보시면 알게 되실 겁니다.

 

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요약

 

무조건 상사와 업무적으로 말고 개인적으로 친해져야 합니다.

 

문서는 간결하게, 그 간결함은 상관에게 신뢰감을 가져다줍니다.

○ 글꼴은 3개까지만 사용해야 해요

○ 표의 선 두께와 종류도 최대 3개까지만

○ 색사용은 빨간색과 파란색까지…….빨간색만 사용하는 게 좋아요

○ 한글은 문서입니다. 그래픽을 위한 그러데이션 금지

○ 글자크기도 적절한 사이즈 14,12,10 정도만 사용하세요!!

 

Shift + Tab 키의 의식의 무의식화입니다.

 

당신의 빠른 퇴근을 항상 응원합니다. 남은 하루도 행복하게 보내세요.^^