컴퓨터 전공자가 알려주는 엑셀을 잘 하고 싶다면, OOO 3가지만 실천하세요!!

개요

저는 그냥 컴퓨터를 업무에 제대로 활용하고 싶어요!!

 

저도 ERP에서 모든게 가능하지만, 뭐랄까? 업무에 전문적인 사람이 되고 싶어요.!!

 

회사에 입사하고나서는 누구나 빠르게 적응하고자 하지만, 쉽게 적응하는 것은 어려운 일임은 틀림없습니다.

 

회사를 처음 들어가면, 언제나 듣는 소리.

 

혹시 컴퓨터 좀 할 줄 아세요?

 

이 말의 의미는 많은 것을 내포합니다. 당신은 컴퓨터와 친숙한가요? 당신은 자료 다루는 데에 능숙한가요? 당신은 문서 작성에 서투르진 않나요?

 

라는 구체적인 행동을 요구하기도 하지만, 말 그대로,

 

컴퓨터가 고장 나면, 바로 뭔가 수리가 가능하신가요?

 

라는 말로도 들리기도 합니다. 저는 신규직원이 들어오면, 문서작성법에 대해서는 무조건 알려주려고 합니다. 또한, 한글 타자수가 뒤처지면, 한글타자연습을 하는 게 업무에 많은 도움이 될 것이라고 조언하면서 가장 중요한 얘기를 합니다.

 

혹시 엑셀파일은 다룰 줄 아시나요?

 

아마도 어떤 업무를 하더라도 엑셀파일을 다룰 줄 모른다면, 그 직원은 쉽게 기업에서 성장할 수 없을 거라고 단언합니다. 혹시라도 멘토링을 한다면 저는 엑셀에 대해서 기본적으로 이 세 가지를 무조건 알려주고 시작합니다.

 

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컴퓨터 전공자가 알려주는 엑셀을 잘 하고 싶다면, OOO 3가지만 실천하세요!!

 

첫 번째, 실무에 적용 가능한 엑셀파일 다루는 법의 99%는 책에 있기 때문에, 관련서적 한권은 무조건 구입하라고 합니다. 제가 멘토링을 하게 된다면, 엑셀 책을 한 권 사주기도 했습니다.

 

반대로, 엑셀 책에 나와 있는 모든 스킬들은 외워서 실무에 적용하는 건 어렵습니다. 그렇기 때문에 책을 정독하고 그 책에 나와 있는 함수 활용법이나, 엑셀파일 만드는 방법을 통해서 실무에 적용 가능한 부분을 포스트잇이나, 형광펜으로 메모해 놨다가 활용하는 방법이 가장 좋습니다.

 

아니, 저번 글에서는 인터넷 검색창을 활용하는 게 가장 좋다고 하셨던 거 같은데?

 

맞아요. 저번 글에서는 인터넷 검색창을 활용하라고 했었습니다. 다만, 회사 책장에 있는 엑셀 기본서적에서 내가 찾을 수 있는 부분이 있다면, 굳이 인터넷을 검색할 필요는 없습니다.

 

책을 찾아보는 것과 마찬가지로, 주변의 엑셀 고수를 알아둬도 업무에 활용도가 뛰어납니다.

 

하나하나 물어보면, 어떤 선배든 간에 짜증안낼까요?

 

워워, 업무를 그런 방식으로 풀어 가시면 안 됩니다. 무조건 선행되어야 하는 행동은 책에서 먼저 찾아보고, 인터넷 검색을 해본 뒤에 찾아가도 늦진 않습니다.

 

두 번째, 엑셀의 원칙을 지켜야 합니다.

 

당장에 저에게 엑셀파일을 간단하게 만들라고 하더라도 겁부터 납니다. 왜냐면, 실무를 하기에도 바쁜데, 또 하나의 프로그래밍을 시키는 것과 마찬가지라고 생각하기 때문입니다. 엑셀을 만들려면, 무조건 내가 필요한 셀을 참조해야 하고, 그 구성요소 하나하나를 업무에 편하도록 커스터마이징해야 하기 때문입니다.

 

어려워요.쉽게 설명해주세요.

 

엑셀파일 하나를 만들더라도, 한번만 사용하고 버릴 파일을 만들어서는 절대로 안 됩니다.

 

ex) 엑셀 하나에는 한 개의 정보가 있어야 하는데, 내 편의상 두 개의 정보를 한 개의 셀에 넣어서는 절대로 자료 관리가 안 됩니다. 셀 하나에 주소와 이름의 정보 모두가 들어가서는 안 되는 것입니다. 셀 하나에 숫자 두 개가 들어간다면, 이는 엑셀문서가 아닌 한글문서가 되어 버립니다.

 

위의 예는 기본 중에 기본입니다. 말 그대로 cell은 하나의 세포인데, 두 개가 공생할 수는 없습니다.

 

무조건 엑셀파일을 만들 때에는 범용적으로 업무에 적용할 수 있게 만들어야 합니다.

 

그렇기 때문에, 처음 만드는 엑셀파일은 새문서부터 시작하려면 어렵습니다. 분명 업무가 주어질 때, 미리 만들어진 엑셀파일은 있을 겁니다. 거기부터 공략하셔야 합니다.

 

제게 처음 맡겨진 업무에 엑셀을 건네어 받았습니다. 그 엑셀파일에는 치명적인 문제가 있었습니다. 하나의 파일에 여러 개의 시트가 있었고, 한 개의 데이터를 바꾸려면, 동일한 셀의 데이터가 다른 방식의 데이터로 들어가 있는 이름들을 하나하나 다 바꿔줘야 했습니다. 참조해서 형식만 바꿔주면 되는 파일임에도 시트 하나하나를 따로 관리해줘야 하는 것이었습니다.

 

데이터가 업데이트 되면, 하나하나 바꾸기 시작해서, 한 개를 바꾸면 10개의 시트에 모두 들어가 바꿔야 하는 것이었습니다. 여기에 답이 있었습니다.

 

무조건 개선작업을 해야겠다.

 

라고 마음을 먹고, 엑셀개선작업에 들어갔습니다. 여러분이 간과하는 것이 있는데, 제가 아무리 컴퓨터 공학을 전공했다 하더라도 입사시기에는 소프트웨어에 친숙하진 않았습니다. 저는 하드웨어와 소프트웨어 중간 단계를 집중적으로 공부했기 때문에, C언어와 오실로스코프 등의 사용법에는 익숙했지만, 엑셀, 파워포인트 등의 오피스 사용법에는 서툴렀습니다.

 

다만, 업무용 엑셀파일을 작성하는 것은 C언어를 코딩하는 단계로 접근하였습니다.

1.각 시트별 기능을 먼저 정의하였습니다.
2.각 시트별 활용해야 할 함수를 찾아봤습니다.
3.입력시트와 출력시트를 구분해서 출력하는 시트는 변경할 수 없게 했습니다.

 

이 작업을 하는데, 업무가 파악이 되지 않은 상황이었기 때문에, 일주일이 넘게 걸렸고, 야근까지 할 수 밖에 없었습니다만, 동일업무를 맡게 되었을 때에는 저는 동일한 오류를 저지르지 않았고,

 

아니…….김 대리는 업무를 왜이리 빠르게 하는 거야?

 

라고 물으면서 엑셀파일을 공유해 달라는 얘기를 들을 수 있었습니다.

 

세 번째, 두 번째와 겹치는 부분이기는 하지만, 엑셀파일의 함수에만 집착하지 말고 매크로 기능을 활용하는 것도 필수적이기도 선택사항이 될 수도 있습니다.

 

엑셀에 들어가면 매크로 사용하기라는 부분이 있습니다. 우리의 업무는 그리 복잡하지 않습니다. 때로는 반복 작업을 반복하는 일에 지치기도 합니다. 특히나, 제가 주요 타깃으로 글을 쓰는 사회초년생의 경우에는 반복 작업 말고 창의적인 업무가 주어지지도 않기 때문입니다. 누구나 할 수 있는 업무부터 시작하는 게 사회생활이기도 합니다.

 

그럴 때 사용할 수 있는 매크로 사용법에 대한 바른 공부가 필요합니다. 이는 엑셀 안에서의 매크로 사용법만을 의미하지 않습니다. 우리가 누군가의 앞에서 발표를 할 때에도 사용하는 파워포인트에도 매크로 기능을 적시 적소에 활용한다면, 시간의 단축으로 업무활용시간을 최대로 늘릴 수 있기 때문입니다.

 

요약

첫 번째, 실무에 적용 가능한 엑셀파일 다루는 법의 99%는 책에 있어 관련서적을 구매해라
두 번째, 엑셀의 원칙을 지켜야 합니다. 한개의 셀에는 하나의 데이터가 들어가야 합니다.
세 번째, 엑셀파일의 함수에만 집착하지 말고 매크로 기능을 활용하는 것도 좋은 방법입니다.

 

엑셀을 활용하는 것은 VBA를 활용하여, 업무 전체영역으로 활용이 가능합니다만, 그러한 복잡한 기능을 활용해야만 업무가 가능하다면, 그 회사에서 바로 나오시는 것을 추천 드립니다. 괜찮은 회사일수록 엑셀파일의 활용도가 줄어들고 회사 ERP에서 모든 게 가능하기 때문입니다. 다만, 내가 업무를 편하게 하고 싶어서 만드는 엑셀파일이라면, 위의 세 개의 원칙을 지킨다면, 당신은 어느새 엑셀마법사가 되어 있을 것이라 확신합니다.

 

오늘도 업무에 고생이 많습니다. 오늘하루도 행복한 하루되시기 바랍니다. 감사합니다.